אחריות לא ברורה
משימות נופלות בין הכיסאות, או שכמה גורמים מבצעים אותה עבודה.
אבחון ארגוני וארגון ושיטות
אבחון שמוביל להחלטות - ולא לעוד מסמך
ממפים את הארגון כפי שהוא באמת עובד, מזהים כפילויות, עומסים וחסמים, ומתרגמים את הממצאים למבנה, תפקידים ותהליכים שאפשר ליישם.
תהליכיםממופים מקצה לקצה
תפקידיםאחריות וממשקים
המלצותמדורגות לפי עדיפות
מפת עבודהמתהליך לתוצאה
01תהליך
02תפקיד
03עומס
04המלצה
נקודת פתיחהמצב קיים
←תוצרשיטה שעובדת
הסימנים המוכרים
הבעיה לא תמיד נמצאת במקום שבו מרגישים אותה
עומסים וחיכוך
זמני טיפול מתארכים, אישורים נתקעים והממשקים בין יחידות מייצרים עבודה כפולה.
נהלים שלא משקפים את המציאות
המסמך אומר דבר אחד, השטח עובד אחרת והידע נשאר אצל אנשים בודדים.
מה כולל האבחון
מהתמונה הרחבה ועד נקודת החיכוך
ראיונות ופגישות
שיחות עם בעלי תפקידים, מנהלים ושותפים לתהליך.
מיפוי תהליכים
תיאור מצב קיים, ממשקים, נקודות החלטה ומעברים בין יחידות.
תפקידים ועיסוקים
הגדרות תפקיד, תחומי אחריות, כפילויות ופערים.
עומסים וכוח אדם
בחינת היקפי עבודה, הקצאת משאבים ומצבת כוח אדם.
חלופות לשיפור
מבנה ארגוני, תהליכים, נהלים וכלים לצמצום עלויות ולשיפור השירות.
מסמך החלטה
ממצאים, המלצות, סדרי עדיפויות ומפת יישום להצגה להנהלה.
תהליך העבודה
אבחון שקוף, משתף ומבוסס נתונים
מגדירים את השאלה
מה צריך לברר, מה גבולות האבחון ואילו החלטות הוא אמור לאפשר.
אוספים ראיות
ראיונות, מסמכים, נתונים, דוחות ותצפיות בתהליך העבודה.
מנתחים ומצליבים
מזהים דפוסים, פערים, סיבות שורש ונקודות השפעה.
מגבשים חלופות
בוחנים יתרונות, חסרונות, עלות, סיכון ויכולת יישום.
מחליטים ומיישמים
מציגים המלצות, בונים תוכנית עבודה ומלווים את השינוי.
פרויקטים בתחום
אבחון וארגון ושיטות במערכות מורכבות
אבחון ארגוני ואו״שהפניקס הישראלי
ייעוץ ארגוני לאגף הבריאות ולמחלקת תביעות אלמנטר: או״ש והטמעת ארכיון אופטי ושיטת Workflow בתביעות בריאות, הקמת מוקד אנושי, תכנון פונקציונלי של מוקד קו הבריאות ושל יחידת הסריקה והמפתוח, אבחון הפקת המאזן החודשי וייעוץ שוטף - כולל סקר פקס ממוחשב, בחינת מענה קולי, אבחון הניירת והטפסים וניהול הגניזה.
אבחון ארגוני ואו״שהחברה הממשלתית לתיירות
ייעוץ ארגוני, כולל כתיבה ועריכה של קובץ נוהלי החברה.
אבחון ארגוני ואו״שמעיין החינוך התורני
ייעוץ ארגוני במסגרת תוכנית ההבראה, כולל מבנה ארגוני, תקן כ״א, הגדרות תפקיד וכתיבת נהלים.
אבחון ארגוני ואו״שמגדל
בחינת היתכנות להקמת ארכיון אופטי ושיטת Workflow, והקטנת עלויות הקבוצה בתחום ביטוח החובה.
אבחון ארגוני ואו״ששירותי בריאות כללית
בחינת עומסים במרפאות מחוז ירושלים.
אבחון ארגוני ואו״שקרן קיימת לישראל
בחינה ארגונית של תחומי הרכש, המחסנים, הטלפוניה והרכב.
אבחון ארגוני ואו״שאתרים בתל-אביב
מיזוג חברות יפו העתיקה, נמל תל אביב ונמל יפו לחברת אתרים, ייעוץ ארגוני שוטף, הכנה, עריכה וכתיבת קובץ נהלי חברה והגדרות תפקיד, אבחון מערך הגניזה והכנת תוכניות עבודה שנתיות.
אבחון ארגוני ואו״שזארה
כתיבת RFP לקבלת שירותי לוגיסטיקה במיקור חוץ (Outsourcing).
אבחון ארגוני ואו״שהחברה לפיתוח יפו העתיקה
אבחון ארגוני ויישום ההמלצות להקטנת עלויות החברה.
שאלות נפוצות
כמה מעורבות נדרשת מהארגון?
נדרשת זמינות של הנהלה ובעלי תפקידים לראיונות, למסמכים ולדיון בממצאים. אנחנו מרכזים את התהליך כדי לצמצם עומס ולשמור על קצב.
האם העובדים שותפים לאבחון?
כן. שיתוף האנשים שמכירים את העבודה בפועל חיוני להבנת התהליך וגם מגדיל את הסיכוי שהפתרון ייושם.
האם אפשר להתמקד ביחידה אחת?
בהחלט. אפשר לבצע אבחון ממוקד לאגף, מחלקה או תהליך, או אבחון רחב יותר של הארגון.
מה קורה אחרי הצגת ההמלצות?
לפי הצורך, ממשיכים לתכנון מפורט, כתיבת נהלים, הגדרות תפקיד, הדרכה וליווי יישום.
הצעד הבא
לפעמים צריך לעצור כדי לראות איפה באמת נתקעים
נגדיר יחד את שאלת האבחון ונבנה תהליך ממוקד שמוביל להחלטה.